استخدام کارکنان ماهر تنها اولین گام برای ایجاد یک سازمان با عملکرد بالا است. شما باید هر یک از اعضای تیم را متناسب کنید. شما به یک ساختار سازمانی واضح نیاز دارید.
شرکت های بزرگ به یک ساختار سازمان یافته و مستقر برای هماهنگ کردن تعداد زیادی از کارکنان و جلوگیری از هرج و مرج نیاز دارند. اما کسب و کارهای کوچکتر و استارت آپ ها به ندرت به طراحی ساختار سازمانی در وهله اول فکر می کنند.
این فقدان ساختار منجر به ارتباط نادرست، تاخیر در کار، جریان ضعیف فرآیند، روحیه پایین و سایر عواقب جدی می شود که رشد کسب و کار را متوقف می کند. در مقابل، یک ساختار سازمانی قوی به هماهنگی کار تیمی، کاهش تعارضات و افزایش بهره وری کمک می کند.
چگونه یکی را می سازید؟ نوع ساختار مناسب برای شرکت شما چیست؟ برای کسب اطلاعات بیشتر به ادامه مطلب مراجعه کنید.
انواع متداول ساختارهای سازمانی کدامند؟
1- ساختار تابعی
2- ساختار تقسیمی
3- ساختار ماتریسی
4- ساختار تیم
5- ساختار شبکه
6- ساختار سلسله مراتبی
7- ساختار سازمانی مسطح
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی ستون فقرات تمام رویه های عملیاتی و گردش کار در هر شرکت است. مکان و نقش هر کارمند در کسب و کار را تعیین می کند و کلید توسعه سازمانی است.
یک ساختار واضح به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا درگیر شوند. زمانی که کارمندان بدانند مسئولیت چه چیزی را بر عهده دارند و به چه کسی گزارش می دهند – که در بسیاری از شرکت های در حال رشد سریع صدق نمی کند – به احتمال زیاد مالکیت کار خود را به دست می گیرند.
برای ساختن یک ساختار سازمانی، باید اندازه کسب و کار، چرخه عمر، اهداف و موقعیت خود را در نظر بگیرید. جدا از در نظر گرفتن محیط فعلی که شرکت شما در آن فعالیت می کند، همچنین باید به این فکر کنید که می خواهید سازمان را در پنج سال آینده ببینید – به عنوان ستون سلامت سازمانی.
عناصر اساسی طراحی ساختار سازمانی
ساختار سازمانی بر طیفی از عناصر استوار است، از جمله:
1- تخصص کار
2- اداره
3- زنجیره فرماندهی
4- محدوده کنترل
5- تمرکز / عدم تمرکز
6- رسمی سازی

تخصص کار
تخصص های کاری نحوه تقسیم مسئولیت ها بین کارکنان بر اساس شرح شغل را تعریف می کنند. برای تقسیم پروژه ها به فعالیت های کاری کوچکتر و اختصاص وظایف قابل هضم به تک تک کارکنان استفاده می شود. رایج ترین نتایج تخصص نادرست، راندمان پایین و فرسودگی شغلی است.
مستندات
مستندسازی عمل گروه‌بندی متخصصان بر اساس شرح شغل، مهارت‌ها، موقعیت مکانی یا سایر عواملی است که آنها را به هم مرتبط می‌کند.
بزرگترین چالش انتخاب معیارهای دپارتمان است. در بسیاری از موارد، اعمال بخش عملکردی کافی نیست – جایی که کارمندان بر اساس وظایفی که انجام می دهند گروه بندی می شوند. استارت‌آپ‌ها اغلب به سمت بخش‌بندی ماتریسی می‌روند که شامل ترکیب دو نوع دپارتمان است و بهترین نتیجه را از هر دو سمت می‌گیرد. به عنوان مثال، بخش عملکردی را می توان با بخش جغرافیایی ملحق کرد تا به مشتریان در مکان های مختلف خدمات بهتری ارائه دهد.

زنجیره فرماندهی
زنجیره فرماندهی نشان دهنده سیستمی برای ارسال دستورالعمل ها و گزارش دهی در یک سازمان است. در حالت ایده آل، قدرت را توزیع می کند، از اشتراک دانش پشتیبانی می کند و مسئولیت پذیری کارکنان را تشویق می کند.

زنجیره فرماندهی سنتی تصمیم گیری را پیچیده تر می کند و انعطاف پذیری زیادی را امکان پذیر نمی کند. برعکس، رویکردهای مدرن در تلاش برای افزایش استقلال کارکنان و اجتناب از مدیریت خرد هستند.
محدوده کنترل
دامنه کنترل تعداد گزارشگران مستقیمی که توسط یک سرپرست مدیریت می شوند را تنظیم می کند. این امر به شدت به سه عنصر فوق الذکر ساختار سازمانی بستگی دارد. علاوه بر این، برای شناسایی دامنه مناسب کنترل، باید ظرفیت رهبران، اندازه محل کار و سطح تجربه کارمندان خود را ارزیابی کنید.
تمرکز و عدم تمرکز
تمرکز و تمرکززدایی مفاهیمی هستند که نحوه ارائه نظرات مدیران و همچنین کارکنان را در مورد اهداف و استراتژی شرکت تعریف می کنند. در حالی که تمرکز به رهبران کنترل نهایی بر فرآیندهای تصمیم گیری را می دهد، تمرکززدایی به کارکنان اجازه می دهد تا بر تصمیمات تجاری تأثیر بگذارند. در بخش بعدی به ساختارهای سازمانی متمرکز و غیرمتمرکز خواهیم پرداخت.
رسمی سازی
رسمی‌سازی تعیین می‌کند که فرآیندهای تجاری، سیاست‌ها و شرح وظایف تا چه اندازه استاندارد شده‌اند. ممکن است ارتباط بین کارکنان و مدیران، فرهنگ محل کار، رویه های عملیاتی و غیره را تنظیم کند.
ساختارهای سازمانی متمرکز در مقابل غیرمتمرکز
بازگشت به تمرکز و تمرکززدایی. هنگام طراحی یک ساختار سازمانی، باید یک طرف را انتخاب کنید. آیا می خواهید مدیریت از بالا به پایین یا پایین به بالا را پیاده سازی کنید؟
ساختار سازمانی متمرکز
همانطور که گفته شد، در یک ساختار سازمانی متمرکز، تصمیمات توسط مدیران ارشد گرفته می شود و در زنجیره فرماندهی توزیع می شوند.
مطمئناً ساختار دارای طیف وسیعی از مزایای است. کنترل بیشتر بر فرآیندهای تجاری را تضمین می کند. اما مهمتر از همه، این فقط شامل متخصصان بسیار با تجربه است که قادر به پیش بینی تأثیر تصمیمات اتخاذ شده در بلندمدت هستند.

بزرگترین اشکال ساختار سازمانی متمرکز، مدت زمانی است که فرآیند تصمیم گیری در شرکت های بزرگ طول می کشد. تصور کنید از یک مدیر پشتیبانی مشتری خواسته می شود که یک بسته انحصاری را برای یک مشتری با بلیط بالا پیاده سازی کند. برای دریافت مجوز، آنها باید درخواست را در زنجیره فرمان اجرا کنند و منتظر بمانند تا توسط مدیریت ارشد پردازش شود. وقتی درخواست تأیید می‌شود، ممکن است یک مشتری با بلیط بالا دیگر آنجا نباشد.

ساختار سازمانی غیرمتمرکز
برای جلوگیری از این موضوع، سازمان های بزرگ به تمرکززدایی روی می آورند. در یک ساختار غیرمتمرکز، کارمندان سطوح پایین‌تر مسائل را مشخص می‌کنند و قبل از انتقال آن به مدیریت بالاتر تصمیم می‌گیرند. استقلال بیشتر نه تنها کارمندان را توانمند می کند، بلکه تأخیرهای فرآیند را که برای سیستم های متمرکز رایج است، حذف می کند.

با این حال، تمرکززدایی چالش های هماهنگی و هزینه های بالاتری را نیز به همراه دارد.
اغلب، توصیه می‌شود که استارت‌آپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک در مراحل اولیه به دنبال ساختار سازمانی متمرکز باشند. شرکت ها و شرکت های با رشد سریع معمولاً یک چارچوب غیرمتمرکز را انتخاب می کنند.

7 نوع ساختارهای سازمانی
هدف اصلی هر ساختار سازمانی ساده تر کردن فرآیندها است. با این حال، راه های زیادی برای رسیدن به آن وجود دارد.
بیایید به هفت نوع متداول ساختار سازمانی سازمانی نگاه کنیم تا به شما کمک کند تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید شرکت خود و بخش ها و تیم های مختلف آن را توسعه دهید.
1. ساختار عملکردی
یک ساختار عملکردی کارکنان را بر اساس تخصص کاری در بخش های مختلف گروه بندی می کند. هر بخش دارای یک رهبر تعیین شده است که در وظایف شغلی هر یک از کارکنان تحت نظارت آنها بسیار با تجربه است.
اغلب، یک فرآیند تصمیم گیری از بالا به پایین (متمرکز) را اجرا می کند که در آن مدیران بخش به مدیریت بالاتر گزارش می دهند. در حالت ایده‌آل، رهبران تیم‌های مختلف به طور منظم با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و استراتژی‌های خود را هماهنگ می‌کنند، در حالی که کارکنان سطوح پایین‌تر تصور کمی از فرآیندهایی که در خارج از بخششان انجام می‌شود، دارند.

چالش اصلی شرکت‌های دارای ساختار عملکردی عدم هماهنگی بین بخش‌ها است. کارمندان ممکن است با تمرکز بر وظایف بسیار خاص و ناتوانی در تعامل با اعضای سایر بخش ها، زمینه شرکت بزرگتر را از دست بدهند.
برای ایجاد یک ساختار سازمانی عملکردی که کار می کند، باید رهبرانی را برای تقویت همکاری در بخش ها آموزش دهید.
نمونه‌هایی از سازمان‌های با ساختار عملکردی عبارتند از: آمازون، استارباکس.
مزایا
مقیاس پذیر
معایب
بهره وری عملیاتی.
کارکنان را تشویق می کند تا مهارت های خود را تخصصی کنند.
کارکنان را قادر می سازد تا بر نقش و مسئولیت های خاص خود تمرکز کنند.
تیم ها و بخش ها را با اهداف مشخص و مشخصی که می توانند برای رسیدن به آنها کار کنند، توانمند می کند.
2. ساختار بخش
یک ساختار تقسیمی کارکنان را حول یک محصول یا موقعیت جغرافیایی مشترک سازماندهی می کند. سازمان های بخش دارای تیم هایی هستند که بر یک بازار یا خط محصول خاص متمرکز شده اند.
نمونه‌هایی از شرکت‌هایی که ساختار تقسیمی را اعمال می‌کنند، مک‌دونالدز و دیزنی هستند. این برندها نمی توانند کل سازمان را بر اساس مکان تقسیم کنند تا بتوانند استراتژی های خود را برای مخاطبانی که بازارهای مختلف را نمایندگی می کنند تنظیم کنند.

مزایا و معایب

بازارهای فردی را بهتر درک کنید.
انعطاف پذیری را ترویج می کند.
پاسخ سریعتر به تغییرات یا نیازهایی که مبتنی بر محلی یا منطقه ای هستند.
رویکردهای مستقل منجر به آزمایش تیمی می شود و به سازمان ها اجازه می دهد تا استراتژی های متعددی را آزمایش کنند و نوآوری را هدایت کنند.

3. ساختار ماتریسی

در یک ساختار سازمانی ماتریسی، اعضای تیم به طور همزمان به چندین مدیر گزارش می دهند. صبر کن، چه فایده ای دارد؟
داشتن چندین سرپرست امکان تعامل در سطح شرکت و تحویل سریعتر پروژه را فراهم می کند. به عنوان مثال، هنگام پاسخگویی به مدیران عملکردی و مدیران پروژه، کارکنان فرصتی برای جمع آوری تجربیات خارج از تیم خود دارند. در حالی که مدیران عملکردی می توانند به حل مسائل مربوط به شغل کمک کنند، مدیران پروژه می توانند دانش یا استعدادهایی را از بخش های دیگر بیاورند.

اگر به دنبال ساختار سازمانی ماتریسی هستید، باید راهی برای جلوگیری از سردرگمی اختیارات و جلوگیری از درگیری بین مدیران بیابید.
نمونه هایی از سازمان های دارای ساختار ماتریسی عبارتند از: کاترپیلار، فیلیپس، تگزاس اینسترومنتز.
مزایا و معایب
انعطاف پذیری برای کشاندن کارکنان به پروژه های مهم تر به دلخواه.
کارکنان را قادر می‌سازد تا مهارت‌هایی را خارج از نقش‌های از پیش تعیین‌شده‌شان ایجاد و آزمایش کنند.
تحویل سریعتر پروژه
4. ساختار تیم
ساختار سازمانی مبتنی بر تیم، تیم های کوچکی را ایجاد می کند که بر ارائه یک محصول یا خدمات تمرکز دارند. این تیم ها قادر به حل مشکلات و تصمیم گیری بدون حضور شخص ثالث هستند.

اعضای تیم مسئول مدیریت حجم کاری خود هستند و کنترل کاملی بر پروژه دارند. سازمان های تیمی با رسمیت کمی و پذیرشی بالا متمایز می شوند. این ساختار برای سازمان ها و تولیدکنندگان جهانی به خوبی کار می کند.

نمونه‌هایی از سازمان‌هایی که تیمی عبارت‌اند از: Apple، Cisco، Google، Whatfix.
مزایا و معایب
باعث رشد و نوآوری می شود.
حرکات شغلی جانبی را ترویج می کند.
تجربیات را در بخش ها و تیم ها ارائه می دهد.
به تجربه بیش از حد ثابت داده می شود.
تاکید بر کمتر مدیریت
چابک تر است.

5. ساختار شبکه
ساختار شبکه بسیار فراتر از ساختار داخلی شرکت شماست. این عمل پیوستن به تلاش های دو یا چند سازمان با هدف ارائه یک محصول یا خدمات است. به طور معمول، یک سازمان شبکه، پیمانکاران یا فروشندگان مستقل را برای تکمیل کار برون سپاری می کند.

در یک سازمان شبکه ای، تیم ها از کارمندان تمام وقت و همچنین متخصصان آزاد ساخته می شوند – به این ترتیب، کارگران داخلی می توانند بیشتر وقت خود را بر روی کاری که در آن تخصص دارند صرف کنند. چنین رویکردی به شرکت ها اجازه می دهد تا با تغییرات بازار سازگار شوند. و به سرعت مهارت های از دست رفته را به دست آورید.
کار با افرادی که با فرهنگ شرکت شما ادغام نشده اند منجر به رسمیت کمتر و چابکی بالاتر می شود.
نمونه‌هایی از سازمان‌های دارای ساختار شبکه عبارتند از: Dow Chemical، H&M، IBM
مزایا و معایب
چابکی و انعطاف سازمانی را ارتقا می دهد.
همکاری بین کارکنان را تقویت می کند.
سیلوها را خراب می کند.
درک بهتری از صنعت، محصولات و مشتریان ایجاد می کند.
شبکه ای از روابط مرتبط با کار ایجاد می کند.
مهارت های بسیار تخصصی را در کارکنان ایجاد می کند.

6. ساختار سلسله مراتبی
شما باید از قبل تصوری از ساختار سلسله مراتبی داشته باشید. این رایج ترین نوع ساختار سازمانی است که از یک زنجیره فرمان مستقیم پیروی می کند.
یک زنجیره فرماندهی، در این مورد، از مدیریت ارشد به کارمندان عمومی از طریق طیف وسیعی از مدیران اجرایی در سطح بخش و تیم می‌رود. بالاترین سطح اجرایی بالاترین قدرت را در فرآیند تصمیم گیری دارد.

از یک سو، این ساختار سازمان ها را قادر می سازد تا فرآیندهای کسب و کار را ساده کنند، مسیرهای شغلی روشنی را توسعه دهند و تضادها را کاهش دهند. سلسله مراتب شرکت جایی برای به چالش کشیدن اختیارات مدیران باقی نمی گذارد که در برخی موارد می تواند خوب باشد.

از سوی دیگر، یک ساختار سلسله مراتبی، تصمیم گیری را کند می کند و ممکن است به روحیه کارکنان آسیب برساند.

نمونه هایی از سازمان هایی با ساختار سلسله مراتبی عبارتند از: آمازون، سونی

مزایا و معایب
زنجیره فرمان آشکار
ساختار گزارش دهی و مسئولیت های فردی به وضوح تعریف شده است.
مسیر رشد شغلی را مشخص می کند.
مهارت ها و تخصص های خاص را ایجاد می کند.
بخش ها و تیم ها این حس را ایجاد می کنند که “ما در این با هم هستیم”.

7. ساختار سازمانی مسطح
در یک ساختار سازمانی مسطح، تعداد کمی از مدیران میانی بین کارکنان و مدیران ارشد وجود دارد. این ساختار به نظارت کمتری نیاز دارد، مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد و اعتماد را در محل کار افزایش می‌دهد.

به دلیل ماهیت ساده آن، یک ساختار سازمانی مسطح که به آن «فلاترکی» نیز گفته می شود، معمولاً توسط کسب و کارهای کوچک و استارت آپ ها استفاده می شود.

نمونه‌هایی از سازمان‌های با ساختار مسطح عبارتند از: ارزش، اکثر مشاغل کوچک.

مزایا و معایب
مسئولیت بیشتر برای کارکنان
ارتباط باز
مسیر تایید را روشن کنید
پیاده سازی سریع اتفاق می افتد.

آیا امکان تغییر ساختار یک سازمان وجود دارد؟
البته طراحی سازمانی در صورت نیاز قابل بازسازی است. چشم انداز کسب و کار به طور مداوم در حال تغییر است، و حفظ ساختاری که سال ها کار کرده است ممکن است به سادگی ناکارآمد شود.
برای انطباق با تغییرات بازار، ممکن است لازم باشد به تحول سازمانی متوسل شوید که نه تنها بر استراتژی شما بلکه بر ساختار شما نیز تأثیر می گذارد. چه بخواهید یک ساختار سازمانی را از ابتدا بسازید و چه بخواهید ساختار موجود را دوباره بررسی کنید، باید به اصول اولیه بپردازید.

چگونه ساختار سازمان خود را طراحی کنیم

هر ساختاری را که انتخاب کنید، باید برای اجرای آن تلاش کنید. در اینجا هشت مرحله ساده برای طراحی ساختار سازمانی از ابتدا آورده شده است.

1. یک منشور ایجاد کنید
اول از همه، شما باید اسناد را آماده کنید.
شما به یک منشور پروژه نیاز دارید که هدف از ساختن یک ساختار روشن، سهامداران کلیدی و مسئولیت های آنها را مشخص کند. این برنامه تقریبی شما برای اجرای یک ساختار سازمانی است که باید برای گام های بعدی شما جهت دهد.
هنگام ایجاد یک منشور، می توانید به سوالات زیر پاسخ دهید:
چرا به طراحی (یا طراحی مجدد) ساختار سازمانی نیاز داریم؟
کی شروع کنیم؟
سهامداران اصلی این پروژه چه کسانی هستند؟
اول باید چیکار کنیم؟
شرکت به کجا می رود؟ آیا ساختار سازمانی ما در یک سال آینده مرتبط خواهد بود؟

2. استراتژی خود را بسازید
برای ساختن یک ساختار از ابتدا، باید با ترسیم یک استراتژی بلند مدت و ترسیم اهداف شروع کنید. چشم انداز آینده شما از شرکتتان تعیین می کند که کدام نوع ساختار سازمانی برای شما بهتر عمل می کند.

3. فرآیندها و سیستم های داخلی خود را ارزیابی کنید
اگر کسب و کار شما مدت زیادی است که فعالیت می کند، به استراتژی فعلی خود نگاهی بیندازید و سعی کنید زمینه های بهبود را برجسته کنید. آیا لازم است ایدئولوژی اصلی و فرهنگ شرکت خود را دوباره مرور کنید؟ شما تنها با صحبت با کارمندان و مدیران خود می توانید به این سوال پاسخ دهید.
وقتی می‌دانید کجا ایستاده‌اید و چشم‌انداز روشنی از آنچه می‌خواهید به دست آورید دارید، ایجاد یک جهت سازمانی نباید مشکلی ایجاد کند.

4. ساختار خود را طراحی کنید
درک روشنی از استراتژی شرکت به شما امکان می دهد انواع ساختار سازمانی نامربوط را فیلتر کنید و ساختاری را انتخاب کنید که با ارزش های اصلی، ماموریت و اهداف شما مطابقت دارد.
یکی از هفت ساختار سازمانی را انتخاب کنید و از آن به عنوان الگویی برای طراحی نمودار سازمانی سفارشی استفاده کنید. این نمودار به عنوان ارگانوگرام نیز شناخته می شود – این نموداری است که برای تجسم روابط بین افراد، تیم ها و بخش ها در یک سازمان استفاده می شود.

5. یک طرح انتقال ایجاد کنید
در مرحله بعد، زمان طراحی یک گردش کار بهینه برای پیاده سازی یا تغییر ساختار جدید است.
با ذینفعان صحبت کنید و در مورد ضرب الاجل ایجاد یک ساختار سازمانی جدید تصمیم بگیرید. فهرستی از توصیه‌ها را برای مدیران ارشد و رهبران تیم تهیه کنید که به انتقال تغییرات به سایر اعضای سازمان کمک می‌کند.

6. ساختار جدید خود را پیاده سازی کنید
از آنجا، رهبران باید یک برنامه اجرایی ایجاد کنند که شامل آموزش تیم‌هایشان برای اتخاذ نقش‌ها و مهارت‌های جدید و همچنین نحوه پیروی از چارچوب تصمیم‌گیری و گزارش‌دهی جدید باشد. کارمندان هفته به هفته به ساختار سازمانی جدید خود عادت کرده و با تغییرات سازگار می شوند.

7. تأثیر را نظارت کنید
فرآیند انتقال ممکن است ماه ها طول بکشد، و به احتمال زیاد عملکرد تک تک کارکنان یا حتی کل تیم ها در مقطعی کاهش می یابد. با این حال، شما می توانید تأثیر یک ساختار جدید را تنها پس از تکمیل انتقال ارزیابی کنید.
با ایجاد ساختار سازمانی جدید، بررسی عملکرد را اجرا کنید و با مدیران اجرایی صحبت کنید. این مهم است که مشارکت هر بخش را زیر نظر داشته باشید – به احتمال زیاد تغییرات برای همه افراد شرکت به یک اندازه خوب کار نمی کند.

8. جمع آوری بازخورد و بهبود
مجدداً، هنگامی که یک ساختار سازمانی را پیاده‌سازی می‌کنید، برای انجام تنظیمات دیر نیست. در کنار بررسی عملکرد، کارمندان خود را بررسی کنید تا بدانید که آنها در مورد یک ساختار جدید چه احساسی دارند. ممکن است ورودی آنها به شما کمک کند تا طراحی سازمانی را بدون هزینه و تلاش اضافی تنظیم کنید.